Av Sylvia Jacobsen, seniorkonsulent og i Ingerfair

Hva er det viktigste du som koordinator må tenke på når du skal starte din strategiske rekruttering av frivillige? For vi vil vel alle ha suksess med vår rekruttering?

I forbindelse med at vi snart har vår rykende ferske rekrutteringsbok klar, er det vel ingenting som passer bedre enn å slå et slag for rekruttering, og hvordan få til en suksessfull rekruttering. Denne boken er for deg som vil bli enda bedre til å tenke strategisk i rekrutteringsprosessen. Boken blir gitt ut på dansk, og omhandler frivilligheten slik vi ser den i Danmark. Vi har også diskutert, og skrevet boken knyttet opp mot frivillighet i Norge i dag.

Jeg har snakket mye om profesjonalisering av frivilligheten. Kjenn dine frivillige, samfunnsendring og nye former for frivillighet. En frivillig som ønsker å være med å påvirke her og nå, uten å måtte vente i lange tider før man faktisk får noe påvirkningskraft, er reelt og viktig å tenke på før man strategisk skal rekruttere inn nye frivillige.
Når jeg snakker med folk om hva man må tenke på knyttet til rekruttering, får jeg forskjellige svar. ”Er det ikke bare å sette i gang med å rekruttere?”, ”Hva som er viktig? Få flere frivillige så klart”! ”, Stå på stand og spør!”, ”Vi må lage en god stillingsbeskrivelse”, “Vi må være målrettet!”

Helt klart mange gode svar. Men er disse svarene viktigst? I fjor høst skrev jeg om hvordan du rekruttere inn de riktige frivillige på første forsøk. Videre snakket jeg om det du først og fremst skal gjøre, nemlig å sette fokus på din egen organisasjon, og virkelig forstå den. Du skal analyserer og reflektere før du går i gang med å rekruttere inn nye frivillige.

Det er mye vi må kunne og tenke over. Blant annet er selvsagt målrettet rekruttering viktig for å finne de riktige frivillige. Men først litt tilbake til det å først analysere sin egen organisasjon. For det er noen spørsmål du burde overveie før du går videre:

  • Er det overskudd til å ta godt imot nye frivillige?
  • Kan lederen/lederne i gruppen være gode ledere for flere?
  • Har økonomien vår, og lokale forhold plass til flere?
  • Kan målgruppen tåle at det kommer flere?

Ofte blir flere frivillige og flere aktiviteter prioritert høyt opp, uten overveielse om hvilke konsekvenser det kan ha for organisasjonen.

Hvis åtte nye frivillige betyr at du som leder for ansatte eller frivillige mister overblikket, motivasjon eller nærvær ovenfor de eksisterende frivillige. Eller at de mest erfarne av de frivillige forlater foreningen, fordi de ikke er forberedt på å ta imot så mange nye – så er åtte nye frivillige en dårlig investering! Samtidig skal du sikre deg at den eller de personene som skal ta imot de nye frivillige faktisk har overskudd til det. Så før du går i gang med rekrutteringen skal du sikre deg at det er overskudd til å gi de frivillige dere får inn en god start. Du skal derfor vurdere om dere har ressursene (menneskelig, økonomisk og de fysiske rammer) til å få flere frivillige. Prøv allerede nå å overveie følgende:

Hvis du tenker at det egentlig ikke er plass eller oppbakking til nye, så skal du selvfølgelig ikke kaste deg ut i en rekrutteringsinnsats som det første du gjør.

Du kan derimot starte med å snakke med dine kollegaer, ledelse og eksisterende frivillige om hvorvidt de er enige i at det er plass til nye frivillige og, i så fall hvordan.

Utover å finne ut av om dere har plass til nye frivillige, skal du også overveie om du selv har de riktige arbeidsbetingelsene, før du går i gang med å rekruttere. Det å kunne lage suksessfull rekruttering, og få de frivillige godt med fra start, krever nemlig at du har tid og oppbakking (fra din ledelse og kolleger/frivillige) til at du kan gjøre deg mer tilgjengelig. Hvis du eksempelvis er ansatt, så krever arbeidet med frivillige ofte at du kan møte frivillige utenfor alminnelig arbeidstid, at du kan snakke i telefon direkte med de frivillige – også i helgene. Da er det viktig at det er forståelse for hvorfor du ikke er på kontoret eller deltar i interne møter på din arbeidsplass, og den forståelse skal du sørge for at er til stede før du går i gang.

Kort oppsummert er forberedelser, analyser, kommunikasjon, rammer og planlegging veien til suksessfull rekruttering.

Trenger du eller noen i din organisasjon flere verktøy, mer kompetanse og tid til refleksjon, kan du ringe eller sende oss en mail, slik at vi kan lage et kurs eller en workshop tilpasset din organisasjon og dine ansatte, eller ruste dine fremtidige frivillige ledere.