Av Sylvia Jacobsen, seniorrådgiver i Ingerfair

I forrige inspirasjonsbrev så pratet jeg om forskjellige måter å lede frivillige på. Det å se sine svakheter, og være villig til å jobbe med disse for å bli en bedre leder. Å være transparent og ærlig ovenfor sine frivillige og kollegaer om dine svakheter vil skape en tillit og mer rom for åpenhet til deg som leder. Det jeg skal snakke om i dag er hvorfor det er så viktig å kjenne sine frivillige og hvorfor du skal bruke tid på å organiserer ditt frivillige miljø for å være en god leder.

Vi i Ingerfair har en tommelfinger regel på at du ikke kan lede mer en 15 frivillige. Jeg kan ta et eksempel fra en festival der jeg var frivilligansvarlig. Jeg hadde blant annet ansvar for å forsikre meg om at alle våre fantastiske frivillige ble fulgt opp, og ble tatt i mot på en god måte. På denne festivalen var vi 300 frivillige så her handler det om hvordan jeg skulle organiserer mitt frivillige miljø. Det viktigste for meg i stillingen som frivilligansvarlig var å passe på at de frivillige hadde det bra og fikk en klem i ny og ne. Men å skulle selv klemme, ivareta og kjenne alle de 300 frivillige er umulig, så her kommer ansvars- og rollefordelingen inn og viktigheten av dette. Derfor mener jeg at det er meget viktig å bruke tid på å organiserer de frivillige.

På en festival så burde man ha egne prosjektledere som kan ivareta frivillige i sin seksjon. Her trenger man en tydelig stillingsbeskrivelse/arbeidsbeskrivelse om hva som er prosjektlederens oppgave, hvor mye tid som kreves og hva slags kompetanse som kreves i denne stillingen. Når en slik stilling blir opprettet så får de frivillige mulighet til å få en tettere oppfølging.

Prosjektlederstillingen er bare eń av fire frivilligroller som vi har valgt å sette inn i vår organisasjonsmodell hvor du ser at den nysgjerrige frivilligrollen ligger ytterst i modellen. Denne frivilligrollen kreves ingen kompetanse og lite tidsforbruk. Dette kan f.eks. være en festivaldeltaker som potensielt kan bli frivillig neste år. Den nysgjerrige kan også være en person som går med bøsse for årets tv-aksjon. Altså en ad-hoc frivillig.

Deretter så har vi den lojale frivilligrollen som er litt lengre inne i kjernen. Det kreves lite kompetanse, men den frivillige er ekstremt lojal mot sin organisasjon og møter opp 1 gang uken for å gjøre det han skal gjøre hver uke i flere år. Så har vi kjernefrivillig-rollen som gjerne har ansvar for flere prosjekter eller grupper. Bruker mye av sin tid til å planlegge og strukturere arbeidet. En kjernefrivillig kan f.eks. være en seksjonsleder på en festival eller en lokallagsleder i din organisasjon. Til slutt har vi prosjektlederen som vi allerede har nevnt. Han har gjerne ansvar for et prosjekt/område, bruker mye tid og det kreves spesifikk kompetanse for å være i denne frivilligrollen. Alle disse forskjellige rollene har forskjellig funksjon men er like viktige for din organisasjon.

figur-s-138

Jeg anbefaler å bruke vår organisasjonsmodell som et verktøy i ditt arbeid med frivillige når du blant annet ønsker å lage en god arbeidsbeskrivelse/stillingsbeskrivelse til alle de forskjellige frivilligrollene du måtte ha eller trenger flere av i din organisasjon. Dette fordi du da får et lettere overblikk og struktur på din organisering av ditt frivillige miljø, som igjen fører til et arbeid hvor alle vet hvem som gjør hva og hva som kreves av den enkelte frivilligrolle. Er du så heldig at du allerede har alle de forskjellige frivilligrollene du trenger, så kan du jobbe med å bli bedre kjent med de frivillige.

Kjenn dine frivillige – og gjør dem selvgående!

I en spørreundersøkelse blant 30 erfarende frivillige fra forskjellige organisasjoner, spurte vi hva de synes kunne gjøres bedre for samarbeidet med frivillige. Uten unntak svarte de at samarbeid med frivillige ville forbedres hvis bare deres (frivillige som ansatte) ledere hadde en bedre forståelse for de frivilliges behov og motiver for deres engasjement. Ingen av de frivillige var f.eks. blitt spurt om hvorfor de var frivillige i nettopp den organisasjonen.Frivillige mener altså selv at deres ledere skal og bør gjøre mer for å kjenne til de behov og motiver de frivillige har for å kunne motivere, fastholde og lede frivillige.

For best mulig å kunne inkludere de frivillige i de riktige prosessene og tilpasse lederstilen din til de frivillige, krever det at man kjenner sine nærmeste frivillige veldig godt. Alle er forskjellige, og har forskjellige behov og prioriteringer – og de skal man kjenne til uten at man trenger å spørre hele tiden. Jo mer man kan stole på og kjenner sine frivillige og deres rutiner, dess mere overskudd er det til å håndtere de hundrevis av uforutsette utfordringen som oppstår. Ja, det tar tid å bli kjent med alle de frivillige. Men det er en god investering for deg selv og for den frivillige.

Kjennskap er også nøkkelen til å få selvgående frivillige. Man skal gi ansvar og eierskap på de områdene som de frivillige ønsker å jobbe, og her være den motiverende og anerkjennende leder der det er behov for det. Det handler om de frivillige, og deres behov. Jo bedre ide` man har om hva som virker for ens frivillige- dess bedre kan man bruke tiden sin når det brenner som mest og det er behov for en ’leder’.

Det ble satt opp en del ekstra prosjektlederstillinger i den festivalen jeg snakket om helt innledningsvis. Det førte til mange flere frivillige som igjen følte seg mer ivaretatt og sett. De er bare helt i starten av denne organiseringen, å jeg ser klare resultater for at dette var veldig lurt å gjøre. Festivalen har enda flere steg å gå i forhold til å ivareta de frivillige, men de er på god vei. Det du som frivilligansvarlig på en festival, en ansatt leder eller frivilligkoordinator har hovedansvar for, er å sørge for at slike frivilligroller oppstår og at du igjen lærer disse opp til hvordan lede, motivere, rekruttere og fastholde de frivillige.